K a n z l e i - O f f i c e - M a n a g e m e n t

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  1. Kanzleihardware
    1. Verkabelung

      Heutzutage sind 100MB - Netzwerke der Standard. Es sollte entsprechend der Räumlichkeiten und dem möglichen Standort des Servers und der Telefonanlage eine entsprechende Planung erstellt werden, so dass alle benötigten Kabel in Leerrohren auch untergebracht werden könnten.

    2. Telefon

      Zu entscheiden ist, ob eine Telefonanlage installiert werden soll. Zumindest ist statt ein ISDN-, besser ein DSL-Anschluss zu wählen.

      Nur diese bieten ohne großen Aufwand die Möglichkeit, auf das Handy umzustellen. Damit kann eine hohe Erreichbarkeit ohne große Personalaufwendungen erreicht werden. Viele Anbieter von DSL-Anschlüssen bieten eine Telefon- und Internetflatrate. Dies bietet eine verlässliche Kalkulationsbasis. Als Sonderfunktion kann eine Telefonanlage so ausgewählt werden, dass dort die Aktennummern hinterlegt oder die Telefonanlage direkt mit einem Kanzleiverwaltungsprogramm verbunden werden kann. Diese Aktennummernhinterlegung bietet die Möglichkeit, den Anruf über die Akten zu tätigen. Dadurch können die aufgewendeten Zeiten sowie die Telefonkosten direkt zur Akte gebucht werden. Noch besser ist die unmittelbare Verknüpfung mit dem Kanzleiverwaltungsprogramm. Dies eröffnet zusätzlich über eine so genannte CTI-Funktion das Wählen direkt aus dem Verwaltungsprogramm und bietet - soweit der Anrufer die Rufnummernanzeige aktiviert hat - die Funktion, dass die Akte - soweit vorhanden - direkt mit dem Anruf erscheint. Eine umständliche Vorlage der Akte entfällt damit.

    3. Faxgerät

      Beim Fax sollte kein Thermopapierfax gewählt werden. Das Thermopapier trägt die Farbe in sich. Dies bewirkt, dass durch Wärme oder lange Lagerzeit der Inhalt des Faxes unleserlich wird. Hinsichtlich eines Faxgerätes auf Basis eines Tintenstrahldruckers sollte anhand der Tintenpreise überprüft werden, ob nicht die Anschaffung eines Laserdruckerfaxes langfristig betrachtet die kostengünstigere Variante ist. Für den Aufbau einer digitalen Akte empfiehlt es sich ferner, den Faxempfang von Beginn an auf einen Computer umzuleiten. Dies kann der eigene Rechner / Server sein. Dies kann ohne großen Aufwand erfolgen, indem die Faxnummer auf eine Telefonnummer des Internet- oder Telefonprovider umgeleitet und die Faxe dort als E-Mail abgerufen werden. Die Faxe werden als TIF-Datei abgelegt und können so in das Kanzleimanagementprogramm oder zumindest in einer entsprechenden Ordnerstruktur auf dem Rechner / Server zum Mandant gespeichert werden. Ferner besteht die Möglichkeit, mit einer entsprechenden Texterkennungssoftware den Text zu erfassen und damit eine Volltextsuche aufzubauen.

    4. Handy / PDA

      Bei der Anschaffung eines Handys ist zu beachten, dass es für das Handy für die gängigsten Fahrzeughersteller - ggf. als Nachrüstsatz - eine Freisprecheinrichtung geben sollte. Ferner kann das Handy so gewählt werden, dass es Funktionen eines PersonalDigitalAssistents (PDA) übernehmen kann. Dies hat den Vorteil, dass ein Abgleich mit Outlook und / oder dem Kanzleiverwaltungsprogramm möglich ist. Dadurch werden Datenbrüche (im Handy ist eine andere Telefonnummer als im Kanzleiprogramm) vermieden und man kann direkt sehen wer - z.B. bei einer Rufumleitung der Kanzleinummer - anruft. Dies ist insbesondere wichtig, soweit man sich in einem auswärtigen Termin befindet und den Klingelton ausgeschaltet hat.

    5. Kopierer mit Einzelblatteinzug / Scanner

      Der Kopierer sollte ein, an dem geplanten Aktenvolumen hochgerechnetes Leistungsvermögen haben und ggf. eher geleast als gekauft werden. Der Durchschnittswert ist stark abhängig vom primär bearbeiteten Rechtsgebiet. Das Gerät sollte mindestens einen Einzelblatteinzug und bei erhöhtem Kopienaufkommen auch einen Sorter haben. Die heutigen Geräte arbeiten zumeist als Digitalkopierer sodass die Verwendung als Scanner in Frage kommt. Diese Funktion ermöglicht zunächst die Vervollständigung der digitalen Akte und bietet ferner die Möglichkeit "Scan to E-Mail". Dazu muss das Gerät netzwerkfähig sein und eine entsprechende E-Mail-Funktion vorsehen. Soweit der Mandant einer unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation zugestimmt hat, kann durch diese Funktion Aufwand, Papier und Porto gespart und die E-Mail nach der Gebührenordnung (Anlage 1 zu § 2 Absatz 2 RVG Vergütungsverzeichnis Nr. 7000 Ziffer 2) abgerechnet werden.

    6. Aktenvernichter

      Ein Aktenvernichter ist eine wesentliche Anschaffung. Es gilt das Mandantengeheimnis sowie datenschutzrechtliche Belange zu wahren. Die Vielzahl der in einer Kanzlei ein- und ausgehenden Personen, sowie der allgemeine Umgang in der Entsorgung von Altpapier machen es notwendig, die Schriftstücke unkenntlich zu machen. Dritte, die das Altpapier im Container "sichten" sollten keine Informationen erhalten.

    7. Server

      Ein Server bildet das "Herzstück" einer Kanzlei. Sobald mehr als drei Einzelplatzcomputer verwendet werden sollen, ist die Anschaffung eines zentralen Servers zu empfehlen. Hier gibt es zwar von dem Volumen und dem Leistungsvermögen des Servers ein erheblichen Preisanstieg zu bedenken, der sich dann aber bei der Einzelplatzcomputeranschaffung wieder rechnet. Denn alle Kanzleiprogramme werden auf dem Server verwaltet und den Einzelplatzrechner zur Verfügung gestellt, d.h. der Einzelplatzrechner braucht nur den notwendigen Speicher um das eigene Betriebsprogramm zu speichern. Auf dem Server wird entsprechend der eingesetzten Server-Software auch eine Verwaltung und Weiterleitung der Mails vorgenommen; oder ein elektronischer Anrufbeantworter betrieben; oder die Firewall eingerichtet, usw.. Bei einem Volumen von bis zu 5 Einzelplatzrechnern ist mit Hardware und Softwarekosten für den Server - je nach Anbieter - von ca. 1.500,00 bis 2.000,00 € zu rechnen. Da der Server immer in Betrieb ist, ist auch eine unabhängige Stromversorgung einzurichten.

    8. Computer

      Die Einzelplatzrechner sind wahlweise als Laptops oder Standrechner mit entsprechenden Bildschirmen (19`) auswählbar. Die Kosten mit entsprechenden Arbeitsspeichervolumen liegen - je nach Marke - bei ca. 800,00 bis 1.000,00 €.

    9. Datensicherung

      Die Datensicherungsmöglichkeit allein reicht natürlich nicht aus. Wichtig ist, dass auch eine Datensicherung regelmäßig (mindestens jede Woche, besser täglich) erfolgt. Dies ist nicht nur für eine mögliche Widereinsetzung wg. Fristversäumnis wichtig, sondern auch für verlorenes Wissen und damit Arbeit. Der Computer stürzt meist dann ab, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann, nämlich z.B. dann, wenn man schon die halbe Berufung geschrieben und Stunden oder Tage an Arbeit investiert hat.
      Als Sicherungsmedien stehen heute neben externen transportablen Festplatten, interne Festplatten und Speicherbänder zur Verfügung. Eine Datensicherung soll nicht nur den Schutz vor einem Absturz des Systems ermöglichen, sondern auch im Falle eines Einbruchs oder Diebstahls den Datenbestand wieder herstellen können. Daher kommt es wesentlich auf einen täglichen Transport oder diebstahlssicheren Verschluss der Sicherungsmedien an.

  2. Kanzleisoftware
    1. Anwaltssoftware

      Ein Kanzleiverwaltungsprogramm ist nicht unbedingt eine Entscheidung fürs (Kanzlei-) Leben, sollte aber trotzdem gut überlegt sein. Die allgemeinen und individuellen Anforderungen sind entscheidend für die Auswahl. Folgende klassischen Programmteilen sollten möglich sein:

      • Stammdatenverwaltung
      • Kollisionskontrolle
      • Aktenverwaltung
      • Prozessregister
      • Fristenverwaltung
      • Forderungsmanagement
      • Anderkontenverwaltung
      • Gebührenberechnung
      • Rechnungsnummernverwaltung
      • ggf. Überprüfung / Hinweis nach Geldwäschegesetz (notwendig ab 10 Berufsträgern)
      • Folgende Sonderfunktionen könnten vorhanden sein:
        • Netzwerkfähigkeit
        • Scannerschnittstelle
        • Faxschnittstelle
        • Anschluss der Telefonanlage möglich (CTI-Funktion)
        • Vollständiger Datenexport möglich (bei Wechsel entscheidend)
        • Abgleich mit PDA möglich
        • Digitales diktieren und Spracherkennung
        • Intuitive Benutzbarkeit
        • 3 Klick-Funktion (die Programmfunktion sollten mit 3-Klicks erreicht sein)
        • Automatische Erfassung der Druck- und Kopierkosten
        • Elektronische Akte / Dokumentenmanagement
        • Kanzleiworkflow individuell abbildbar
        • Warnfenster bei Überschreitung der Haftpflichtsumme
        • Knowledgemanagement
        • Marketingtools (z.B. individuell steuerbarer Mandantenaufnahmebogen, individuelle Auswertungen des Mandantenstamms, Newslettervorbereitung und individuelle Erzeugung)
        • Einfache Anpassung der enthaltenen Word-Vorlagen (z.B. Briefkopf)
        • Aktuelle Postleitzahlen, Faxnummern etc. (Updateservice)
        • Individuelle Zeiterfassung nebst Zuordnung pauschaler Sätze für Mitarbeiter
        • Umsatzstatistiken auf Knopfdruck und Exportmöglichkeit der Daten z.B. für den Steuerberater
        • Einbindung der digitalen Frankierung
    2. Buchhaltung

      Einige Kanzleiprogramme sind in der Lage, auch parallel zur Anwaltssoftware eine Buchhaltung z.B. für die Einnahmenüberschussrechnung mit anzubieten. Es gibt dann auch die Nebenbuchhaltungen Kasse, Offene Posten der Debitoren und Kreditoren und das Anlagevermögen. Es ist jedoch eine persönliche Entscheidung des Kanzleiinhabers ob die Buchhaltung in der Kanzlei oder sie extern durch einen Berater erstellt wird, und daher nur der Kanzleiführung bekannt ist. Es ist aber auch eine Personalfrage und der Vorkenntnisse des Kanzleiinhabers. Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen durch nicht sachkundige Fachangestellte kann bei der Jahresabschlusserstellung mehr Arbeit, Zeit und Geld kosten, als die vorherige Entscheidung, diesen Teil außer Haus zu geben.

    3. Internet, Firewall, Router, Virenscanner, Juristische Datenrecherchen

      Das Internet bietet die Möglichkeit auch ohne großen finanziellen Aufwand juristische Recherche und zudem schnell zu betreiben. Aufgrund der europäischen Vorgaben sind die Gerichte gehalten, in absehbarer Zeit ihre Urteile digital für jedermann zugänglich zu veröffentlichen. Dies ist schon bei vielen Gerichten der Fall. Damit kann bei der Gründung Geld gespart werden. Dem Nutzer muss jedoch klar sein, dass ohne die Verwendung von professionellen juristischen Datenbanken eine rechtsicherere Recherche nicht möglich ist. Zum Einen reicht der im Internet kostenfrei verfügbare Datenbestand nicht weit genug in die Vergangenheit, zum Anderen besteht keine Gewähr für Vollständigkeit. Dem Internetnutzer muss klar sein, dass er, sobald er online ist, potentiell erkennbar und damit angreifbar ist. Zur Vermeidung eines Angriffes empfiehlt sich die Verwendung eines Routers. (Im Unterschied zu einem reinem HUB ein Netzwerkverteiler mit der Möglichkeit des Anschlusses eines ISDN- und / oder DLS-Anschlusses und einer eingebauten Firewall). Der Router bietet über die eingebaute Firewall - soweit die Filter eingerichtet und aktiviert sind - die Möglichkeit einen Computer oder ein Netzwerk grundsätzlich vor externen Angriffen zu schützen. Dieser Schutz entbindet jedoch nicht davon, am Arbeitsplatz einen Virenscanner zu installieren und durch ein Abo laufend zu aktualisieren. Auch die Windows eigene Firewall bietet nur Schutz vor einer unberechtigten Portnutzung. Die möglicherweise z.B. in E-Mails enthaltenen Viren werden damit nicht ausgefiltert.