e l e k t r o n i s c h e Ü b e r s e n d u n g v o n J a h r e s a b s c h l ü s s e n
Das ab 1. Januar 2007 geltende Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossen-schaftsregister sowie das Untemehmensregister (kurz: EHUG) bringt für die Abschlusspublizität und die offenlegungspflichtigen Unternehmen eine Reihe von wichtigen Änderungen.
Die neue Rechtslage:
Wer ist betroffen? Wer ist offenlegungspflichtig?
Der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen wird durch das EHUG nicht verändert. Offenlegungspflichtig, also verpflichtet, ihren Jahresabschluss nicht nur zu erstellen, sondern auch der Öffentlichkeit zugänglich zu machen - und damit von dem neuen Gesetz betroffen - sind insbesondere nach wie vor:
- alle Kapitalgesellschaften, also alle Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und vor allem auch alle GmbHs
- die eingetragenen Genossenschaften
-
Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person
als persönlich haftender Gesellschafter (das sind vor allem
GmbH & Co. KGs, aber auch OHGs mit einer Kapitalgesellschaft
als persönlichhaftendem Gesellschafter)
sowie im Wesentlichen noch -
die nach Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichteten
Unternehmen (das sind Unternehmen - z.B. auch Einzelkaufleute
-, die in 3 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 2 der 3
nachfolgend genannten Merkmale erfüllen:
- Bilanzsumme über 65 Mio. €
- Umsatzerlöse über 130 Mio. €
- durchschnittlich über 5000 Mitarbeiter.
Art, Zeitpunkt und Weg der Veröffentlichung
Mit Ablauf des Jahres 2006 entfällt die bisher vorgeschriebene Einreichung der Rechnungsunterlagen beim Handelsregister. Stattdessen sind die Unterlagen beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, das ist die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH mit Sitz in Köln, einzureichen und im Bundesanzeiger elektronisch bekannt zu machen.
Dies gilt für alle Abschlussunterlagen für
nach dem 31. Dezember 2005 beginnenden Geschäftsjahre, also
für alle Abschlüsse, die das Geschäftsjahr
2006 oder ein späteres Geschäftsjahr betreffen.
Am Umfang der offen zulegenden Dokumente ändert sich nichts.
Kleine Gesellschaften im Sinne des HGB - die Einstufung
als klein, mittelgroß oder groß hängt nach §
267 HGB grundsätzlich (es gibt verschiedene Ausnahmen und Sonderregelungen)
davon ab, ob zwei von drei Größenkriterien (Bilanzsummen,
Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl) überschritten werden
- können nach wie vor von der Erleichterung nach § 326
HGB Gebrauch machen, müssen also nur Bilanz und Anhang
einreichen und bekannt machen.
Große und mittelgroße Gesellschaften
haben demgegenüber sämtliche in § 325 HGB genannten
Unterlagen (Jahresabschluss, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats,
Ergebnisverwendungsbeschluss usw.) offenzulegen.
Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers
hat dann den Jahresabschluss (zusammen mit den weiteren in §
325 HGB genannten Unterlagen) an das Untemehmensregister zur Einstellung
in das Untemehmensregister zu übermitteln. Als offenlegungspflichtiges
Unternehmen trifft das Unternehmen in Bezug auf das neu geschaffene
Unternehmensregister also keine weitergehende Übermittlungs-
oder Offenlegungspflicht, es hat lediglich die vorgesehene Jahresgebühr
für die Führung des Unternehmensregisters in Höhe
von 5,00 € (kleine Gesellschaften) bzw. 10,00 € (mittelgroße
und große Gesellschaften) zu entrichten (für kapitalmarktorientierte
Kapitalgesellschaften gelten insoweit Besonderheiten).
Was die Art der Einreichung betrifft, schreibt das EHUG eine
elektronische Einreichung vor, für eine Übergangszeit
von drei Jahren wird durch eine Rechtsverordnung des Bundesministeriums
der Justiz jedoch noch eine Papier-Einreichung zugelassen.
Für die elektronische Einreichung sind zwei Wege offen:
- einerseits bietet die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft einen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren via Internet an, wobei zwischen den Datenformaten Word, RTF, Excel und einem XML-Format auf der Grundlage einer vom Bundesanzeiger vorgegebenen XBRL-basierten Struktur gewählt werden kann. Diese Einreichungsart soll mittels einer "gesicherten" Internetverbindung erfolgen.
- andererseits können die Dokumente mit Hilfe einer elektronischen qualifizierten Signaturkarte eingereicht werden. Qualifizierte Signaturkarten erfüllen die rechtlichen Anforderungen an eine Unterschrift in gleicher Weise wie eine handschriftliche Unterschrift und haben eine erhöhte Beweiskraft (§ 292 a ZPO "Anscheinsbeweis"). Da die elektronische Signatur durch die mathematische Verknüpfung des Dokumentes mit einem persönlichen, geheimen Schlüssel erzeugt wird und mit Hilfe des dazugehörigen öffentlichen Schlüssel jederzeit der Inhaber und die Echtheit der Daten festgestellt werden kann, handelt es sich um eine sichere elektronische Übermittlung.
Die 
ist Inhaber einer qualifizierten elektronischen Signatur und verwendet
diese als Einsender im Rahmen der Abschlusspublizität für
offenlegungspflichtige Unternehmen.
Da der Bearbeitungsaufwand beim Bundesanzeiger je nach gelieferten Datenformaten sehr unterschiedlich ist, hängt die Höhe des Veröffentlichungsentgeltes vom Anlieferungsformat ab. Papier-Anlieferung erfordert z.B. immer eine Neuerfassung mit sich anschließendem Auszeichnungs- und Korrekturaufwand.
Bezüglich des Zeitpunkts der Offenlegung bleibt
es grundsätzlich bei der Maximalfrist von 12 Monaten nach dem
Abschlussstichtag. Entspricht das Geschäftsjahr - wie in den
meisten Fällen - dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für
das Geschäftsjahr 2006 also spätestens bis zum Ende des
Jahres 2007 einzureichen und bekannt zu machen.
Eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten gilt für
die oben bereits angesprochenen kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften.
Hierunter fallen nicht nur börsennotierte Unternehmen, sondern
auch solche, die andere Wertpapiere (etwa Schuldverschreibungen)
begeben haben, die an einem organisierten Markt gehandelt werden.
Wie wird überprüft und sanktioniert?
Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht verbleibt
es bei der Ahndung durch Festsetzung eines Ordnungsgeldes (zwischen
2.500 € und 25.000 €), allerdings mit gravierenden Änderungen
gegenüber dem früheren Rechtszustand. Nach der im EHUG
vorgesehenen Regelung ist das Verfahren von Amtswegen einzuleiten,
ohne dass es noch - wie bisher - eines Antrags bedarf. Auch kann
künftig das Ordnungsgeldverfahren gegen die offenlegungspflichtige
Gesellschaft selbst und nicht nur - gegen diese allerdings zusätzlich
auch - gegen ihre Organmitglieder, die die Offenlegungspflicht verletzt
haben, also z.B. gegen die Geschäftsführer einer GmbH,
durchgeführt werden. Zwar muss auch weiterhin dem Unternehmen
bei einem Verstoß gegen die Offenlegungspflicht zunächst
die Festsetzung eines Ordnungsgeldes angedroht werden, sodass immer
noch die Möglichkeit besteht, die Offenlegung ohne Ordnungsgeldfestsetzung
nachzuholen, allerdings hat dies bereits finanzielle Nachteile.
Wesentliche Änderungen im Verfahren liegen darin, dass die
Verfolgung des Verstoßes zentral über eine Bundesbehörde,
nämlich das Bundesamt für Justiz in Bonn, erfolgt und
dass nach § 335 Abs. 3 HOB n.F. bereits mit der Androhung des
Ordnungsgeldes den Beteiligten die Verfahrenskosten aufgegeben werden.
Diese können bei mehreren Beteiligten (Unternehmen und mehrere
offenlegungspflichtige Organmitglieder) mehrfach anfallen. Wird
die Offenlegungspflicht nicht innerhalb von sechs Wochen nach Androhung
des Ordnungsgeldes erfüllt oder die Unterlassung mittels eines
Einspruchs gerechtfertigt, ist das Ordnungsgeld vom Bundesamt festzusetzen.
Das Verfahren ist im Übrigen dann nicht abgeschlossen, sondern
kann und wird sich mit jeweils erneuter Ordnungsgeldandrohung (Verfahrenskosten)
und erneuter Ordnungsgeldfestsetzung solange wiederholen bis die
Pflicht erfüllt ist oder die Unterlassung gerechtfertigt wird.
Neu und wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass dem Betreiber
des elektronischen Bundesanzeigers durch das EHUG (§ 329 HGB
n.F.) die Pflicht auferlegt wird, die fristgerechte und vollständige
Einreichung der Unterlagen zu prüfen und dem Bundesamt Verstöße
zu melden. Für die Prüfung werden ihm von den Bundesländern
bzw. Registergerichten die notwendigen Informationen über die
in dem Register eingetragenen offenlegungspflichtigen Unternehmen
zur Verfügung gestellt. Aufgrund der Digitalisierung wird damit
letztlich eine automatisierte Ermittlung von Offenlegungsverstössen
möglich sein. Angesichts dieser Ausgestaltung ist davon auszugehen,
dass - anders als bisher - Verstöße gegen die Offenlegungs-
und Bekanntmachungspflichten grundsätzlich geahndet werden.
Es ist deshalb empfehlenswert, die Offenlegungspflicht bereits vor Einleitung oben benannter Verfahren zu befolgen.